Недостатки регламентной базы управления (фрагмент отчета)
Регламентная база управления в Компании является безусловно проблемной областью в системе управления (нажмите для увеличения).
В действующей регламентной базе управления Компании консультанты выделили следующие проблемы.
Все подразделения указывают на недостаточность регламентной базы управления. Это означает, что для выполнения ряда операций и решения ряда задач в рамках своих функциональных обязанностей персонал не имеет четко определенных правил, но нуждается в них:
| Утверждение: Иногда мне хочется, чтобы кто-то рассказал, как именно решать ту или иную задачу, поскольку все понимают ее по-разному. | |||
Кат. НЕ согл. 2% |
Не согл. 22% |
Согл. 62% |
Абс. согл. 15% |
Отсутствует ряд ключевых регламентных документов (полный список может быть разработан при постановке системы регулярного менеджмента на Предприятии), например:
- Положение об управлении дебиторской задолженностью;
- Методика ценообразования;
- Методика определения условий сделки (скидки и отсрочки платежа);
- Регламенты планирования и корректировки плановых показателей;
- Положений и прочих документов, которые бы регламентировали информационную безопасность, сохранность баз данных и т.д.;
- План работы внутреннего аудитора;
- Регламент проверки подразделений Компании (секретный) и т. д.
Неполнота регламентной базы приводит к следующим последствиям:
- Результат выполнения задачи слабо воспроизводим и / или не соответствует ожиданиям руководства.
- Исполнители вынуждены проявлять инициативу там, где в этом нет необходимости. У исполнителей возникает мотив отложить выполнение полученного задания до получения дополнительных инструкций (см. далее раздел «Система принятия решений», пункты «маятниковые решения» и «управляемость организации»).
В качестве проблемы отмечается также неопределенность функциональных обязанностей сотрудников:
| Утверждение: Я выполняю свою работу в точном соответствии с должностными обязанностями и сферой своей ответственности. | |||
Кат. НЕ согл. 12% |
Не согл. 71% |
Согл. 17% |
Абс. согл. 0% |
| Утверждение: Мне часто приходится выполнять работы, которые не входят в круг моих функциональных обязанностей. | |||
Кат. НЕ согл. 9% |
Не согл. 36% |
Согл. 48% |
Абс. согл. 7% |
Должностные инструкции низкого качества и формальны. Часть из них отсутствует или не утверждена. Часть должностных инструкций хранится в подразделениях. Не регламентирована процедура изменения должностных инструкций.
Имеет место нечеткость распределения задач между подразделениями. Наличие данной проблемы подтверждается следующими проявлениями:
- Имеет место блуждание функций и перекладывание функций одного подразделения на другое (например, перемещение функций по работе с дебиторами из Отдела сбыта в Отдел маркетинга и Бухгалтерию).
- Имеют место спонтанные трансформации оргструктуры под влиянием момента, конфликтов между управленцами (см. раздел «Межфункциональные взаимодействия») и т. д.
- Изменение структуры управления (например, вывод из подчинения Исполнительного директора Заместителя Генерального директора по административным вопросам и Главного инженера; вывод Начальника производства из подчинения Главного инженера и т.д.) осуществляются лично Генеральным директором без соответствующего оформления решений распорядительными документами.
В Компании имеет место игнорирование организационной структуры. Оно выражается в том, что сотрудники могут получать и вынуждены выполнять распоряжения не только от своего непосредственного руководителя, но и от руководителей других служб или руководителей более высокого уровня.
Все подразделения однозначно указывают на избыточный документооборот. С учетом выявленной высокой степени искажения информации при вертикальном и горизонтальном обмене можно предположить, что существующий документооборот неэффективен, не решает задач информационного обмена между подразделениями и разными уровнями управления и носит формальный характер.
Вывод:
У Компании имеются существенные резервы повышения ее управляемости и общей эффективности за счет разработки полноценной регламентной базы управления.