Недостатки регламентной базы управления (фрагмент отчета)

Регламентная база управления в Компании является безусловно проблемной областью в системе управления (нажмите для увеличения).

В действующей регламентной базе управления Компании консультанты выделили следующие проблемы.

Все подразделения указывают на недостаточность регламентной базы управления. Это означает, что для выполнения ряда операций и решения ряда задач в рамках своих функциональных обязанностей персонал не имеет четко определенных правил, но нуждается в них:

Утверждение: Иногда мне хочется, чтобы кто-то рассказал, как именно решать ту или иную задачу, поскольку все понимают ее по-разному.
Кат. НЕ согл. 2%	Не согл. 22%	Согл. 62%	Абс. согл. 15%

Отсутствует ряд ключевых регламентных документов (полный список может быть разработан при постановке системы регулярного менеджмента на Предприятии), например:

• Положение об управлении дебиторской задолженностью;
• Методика ценообразования;
• Методика определения условий сделки (скидки и отсрочки платежа);
• Регламенты планирования и корректировки плановых показателей;
• Положений и прочих документов, которые бы регламентировали информационную безопасность, сохранность баз данных и т.д.;
• План работы внутреннего аудитора;
• Регламент проверки подразделений Компании (секретный) и т. д.

Неполнота регламентной базы приводит к следующим последствиям:

• Результат выполнения задачи слабо воспроизводим и / или не соответствует ожиданиям руководства.
• Исполнители вынуждены проявлять инициативу там, где в этом нет необходимости. У исполнителей возникает мотив отложить выполнение полученного задания до получения дополнительных инструкций (см. далее раздел «Система принятия решений», пункты «маятниковые решения» и «управляемость организации»).

В качестве проблемы отмечается также неопределенность функциональных обязанностей сотрудников:

Утверждение: Я выполняю  свою работу в точном соответствии с  должностными обязанностями  и сферой своей ответственности.
Кат. НЕ согл. 12%	Не согл. 71%	Согл. 17%	Абс. согл. 0%

 

Утверждение: Мне часто приходится выполнять работы, которые не входят в круг моих функциональных обязанностей.
Кат. НЕ согл. 9%	Не согл. 36%	Согл. 48%	Абс. согл. 7%

Должностные инструкции низкого качества и формальны. Часть из них отсутствует или не утверждена. Часть должностных инструкций хранится в подразделениях. Не регламентирована процедура изменения должностных инструкций.

Имеет место нечеткость распределения задач между подразделениями. Наличие данной проблемы подтверждается следующими проявлениями:

• Имеет место блуждание функций и перекладывание функций одного подразделения на другое (например, перемещение функций по работе с дебиторами из Отдела сбыта в Отдел маркетинга и Бухгалтерию).
• Имеют место спонтанные трансформации оргструктуры под влиянием момента, конфликтов между управленцами (см. раздел «Межфункциональные взаимодействия») и т. д.
• Изменение структуры управления (например, вывод из подчинения Исполнительного директора Заместителя Генерального директора по административным вопросам и Главного инженера; вывод Начальника производства из подчинения Главного инженера и т.д.) осуществляются лично Генеральным директором без соответствующего оформления решений распорядительными документами.

В Компании имеет место игнорирование организационной структуры. Оно выражается в том, что сотрудники могут получать и вынуждены выполнять распоряжения не только от своего непосредственного руководителя, но и от руководителей других служб или руководителей более высокого уровня.

Все подразделения однозначно указывают на избыточный документооборот. С учетом выявленной высокой степени искажения информации при вертикальном и горизонтальном обмене можно предположить, что существующий документооборот неэффективен, не решает задач информационного обмена между подразделениями и разными уровнями управления и носит формальный характер.

Вывод:

У Компании имеются существенные резервы повышения ее управляемости и общей эффективности за счет разработки полноценной регламентной базы управления.