Построение системы управления дебиторской задолженностью в логистической компании
Клиент
Логистическая компания занимается перевозками личных вещей, а также организацией офисных переездов.
Клиентская база насчитывает около 250 организаций, сотрудники которых периодически нуждаются в перевозке своих вещей по стране и за рубеж; около 30 клиентов, пользующихся услугой организации офисных переездов; а также более 150 частных лиц.
Штат Компании включает 30 человек, в том числе трех сотрудников бухгалтерии.
Проблема / постановка задачи
В пик сезона переездов (июль-август) несмотря на значительный объем заключенных сделок, Компания ощутила острую нехватку денежных средств для расчетов с кредиторами и своевременной выплаты заработной платы. Были приняты экстренные меры по займу средств у учредителей.
Руководство Компании осознало необходимость управления дебиторской задолженностью, и проект был запущен.
Выполненные работы
В ходе проекта были проведены:
1. Диагностика состояния дебиторской задолженности:
- Выявлены причины роста дебиторской задолженности:
- оказание услуг «на доверии» - до заключения договора, без предоплаты;
- несвоевременное выставление счетов после заключения договора (задержка достигала 8 месяцев);
- отсутствие процедуры отслеживания доставки документов клиенту (доставка осуществлялась с помощью курьерской службы и водителей Компании);
- отсутствие мероприятий по контролю своевременной оплаты счетов;
- несоблюдение условий договора о пенях и штрафах – эти меры были сформулированы в договоре, но никогда не применялись на практике;
- обязанность отслеживать своевременную оплату счетов не была возложена на ни отдел продаж, ни на бухгалтерию.
- Дебиторы Компании классифицированы по величине и сроку дебиторской задолженности.
2. Разработаны меры по управлению дебиторской задолженностью для каждой группы дебиторов:
- действия (официального и неофициального характера) по контролю оплаты счетов для каждой группы дебиторов;
- методы стимулирования, поощрения и выгодных предложений для Клиентов, своевременно оплачивающих счета.
3. Описан бизнес-процесс выставления и обработки счетов, отвечающий целям Компании по управлению дебиторской задолженностью.
4. Бизнес-решение интегрировано в систему отчетности и информационную систему Компании на базе MS Outlook и MS Excel.
Длительность проекта составила около 1,5 месяцев. Сопровождение проекта проводилось в течение 3 последующих месяцев.
Основные результаты
1. Результаты проекта через 1 месяц после внедрения:
- уменьшение доли дебиторской задолженности в выручке с 20% до 8-10%;
- устранение необходимости в займах учредителей. На расчетном счете достаточно средств для своевременной оплаты счетов кредиторов и заработной платы;
- мотивация и чувство значимости сотрудников бухгалтерии повысились.
2. Результаты проекта через 3 месяца после внедрения:
- полное погашение дебиторской задолженности двухлетней давности;
- поддержка комфортного уровня денежных средств на расчетном счете;
- получение ответных благодарственных писем от клиентов Компании за сотрудничество и высокий уровень сервиса.
