Построение системы регулярного менеджмента

Для кого это решение

Целевые клиенты: руководители компаний с персоналом от 10 до 100 человек, которые испытывают потребность в наведении порядка в бизнесе, ускорении, структуризации и обеспечении прозрачности и эффективности работы.

Существо предложения: в разумные сроки создать жизнеспособную, устойчивую и несложную систему управления, решающую 80% проблем.

Если в вашей компании все хорошо, и нечего улучшать, если она функционирует как часы, и вы абсолютно всем довольны – не тратьте время и не читайте дальше. Просто примите наши поздравления.

Наше предложение адресовано людям, владельцам бизнесов, которые уже достигли очевидных успехов, создали и подняли на определенную высоту свой бизнес и вместе с тем:

заметили, что прибыльность бизнеса снижается;
все чаще получают убедительные объяснения вместо результатов и замечают, что работает фирма или нет, зависит от их личного присутствия в офисе;
столкнулись с тем, что работа замедляется, делается «не так», а иногда вообще стоит;
все чаще видят на работе ненадлежащее отношение: бездумье, разгильдяйство, необходимость пинать, требовать соблюдения элементарного порядка, повторять одно и то же и т.д.
видят, что компания перестала быть той сплоченной командой единомышленников, как в самом начале;
постоянно наблюдают конфликты сотрудников и целых отделов по поводу того, кто что должен был сделать;
почувствовали зависимость от «незаменимых» сотрудников;
чувствуют, что сами они перегружены, а иногда и раздражены, что занимаются не тем, чем хотелось бы;
разработали какие-то нужные инструкции и положения, но видят, что фирма живет не по ним;
пришли к пониманию, что их бизнес вырос, и надо что-то менять.

Если в целом примерно так, как описано выше, - мы можем вас поздравить. Потому, что все перечисленное – это симптомы кризиса роста организации. А это значит, что под вашим руководством бизнес не загнулся, а благополучно дорос до следующего этапа развития. Это наведение порядка и построение более производительной и результативной системы управления.

Зачем она нужна? Все предыдущее время росла и усложнялась управляемая часть бизнеса: увеличивались объемы операций, появлялись новые продукты, направления, технологии, оборудование, офисы, склады, отделы, присоединялись новые люди. Все это как-то взаимодействовало друг с другом. Многое делалось по наитию, поскольку решать приходилось быстро. Многое оставалось так, как оно получилось в первый раз. При этом подход именно к управлению менялся гораздо медленнее. Тем более что вы лично участвовали во многих процессах.

Наконец, когда «производительности» системы управления перестало хватать, различные аспекты бизнеса начали причинять все большие неудобства. Произошло это потому, что им не уделялось необходимого объема управленческого внимания.

Последствия этого вы и ощутили на себе. Что будет происходить дальше – читайте здесь.

Мы помогаем предпринимателям выходить из подобных ситуаций, возвращать бизнес под контроль и придавать ему новый импульс развития.

Хорошая новость

Эдвардс Деминг, автор японского экономического чуда доказал, что с конкретными работниками связана лишь малая часть проблем бизнеса, а более 90% – с плохой системой. Другими словами, ситуация в принципе управляема и нам подвластна.

littlegirl2 Вы собрали коллектив, потратив на это немало сил и времени. Очевидно, там много нормальных, работоспособных людей. Но, если они могут сказать:

Я не знаю, за что я отвечаю…

Я не знаю, что я делаю…

Я не знаю, как я это должен делать…

Я не знаю, как оценивается мой труд…

…чего же вы от меня хотите?

то у вас, мягко скажем, есть серьезные резервы для улучшения.

Создав на фирме правильные организационные условия можно существенно улучшить положение. Большинство (80-90%) людей работает так, как их организуют. Если их организуют хорошо, они так и работают.

Только в ваших силах помочь им стать лучше. Если в работе есть неясности, то нормальных сотрудников они тоже раздражают.

Логика решения

Какой должна быть нормальная система управления? Она должна быть основана на следующих простых идеях:

Процессы управления строятся на осознанных, согласованных и явно сформулированных решениях. Правила работы документируются с разумной простотой.
Процессы управления повторяются регулярно и учитывают реальность.
Деятельность организации планируется.
В конце каждого планового периода проводится анализ результатов, которые учитываются в дальнейшем планировании (план-фактный анализ).
Оплата труда состоит из постоянной и переменной частей. Переменная часть привязана к результатам работы конкретного отдела и сотрудника.
В системе мотивации отдается ясное предпочтение поощрению объективно результативных работников. Невыполнение планов и нарушение инструкций фиксируется, анализируется и последовательно демотивируется. Уравниловка отменяется.
Часть полномочий передается вниз, что способствует созданию среднего управленческого звена и заметно разгружает директора.
Планы, результаты работы, ключевые показатели и проблемы фиксируются и визуализируются. Сбором и обработкой информации занимаются менеджеры. Генеральный директор является ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ информации.
Генеральный директор перестает работать В системе и начинает работать НАД системой.

Все это – признаки системы текущего, регулярного менеджмента, обеспечивающей реальную ориентацию на результат и атмосферу ясности, дисциплины и взаимной обязательности.

Термин «регулярный менеджмент» используется как противопоставление спонтанному, стихийному, эпизодическому, эмоциональному менеджменту. Регулярный менеджмент - это управленческий минимум, та база, на которой потом достраиваются любые другие управленческие технологии. Но первый (и главный) шаг в систематизации бизнеса – это добиться, чтобы заработало регулярное управление. Как дыхание.

Что же получится в результате всех этих усилий?

Ценные результаты

Проведение проекта построения системы регулярного менеджмента дает следующие ценные результаты:

Управленческая прибыль.
Повышение тактической и стратегической управляемости компании.
Обеспечение комфортности управления.

Ценность/результат №1 – управленческая прибыль

Управленческая прибыль – это дополнительная выгода, получаемая за счет организационных и управленческих решений. Управленческая прибыль возникает, когда (в различных комбинациях):

при прежнем объеме усилий или издержек получается больше полезных результатов
те же задачи решаются за меньшее время
те же задачи решаются меньшими ресурсами
при тех же уровнях издержек или расхода времени получаются более качественные и надежные результаты
при тех же уровнях издержек снижаются риски и минимизируются потери.

Оценить возможную управленческую прибыль вы можете в ходе диагностики вашего бизнеса.

Ценность/результат №2 – тактическая управляемость

Тактическая управляемость – это способность организации предсказуемо функционировать в текущем режиме и решать краткосрочные задачи. Управляемость бизнеса проявляется в виде множества полезных и приятных явлений (см. ниже) и позволяет получать от работников результаты вместо убедительных объяснений.

Ну, согласитесь, хорошая ведь штука – тактическая управляемость?

Ценность/результат №3 – стратегическая управляемость

Стратегическая управляемость – это способность организации эффективно решать задачи стратегического характера.

А это все тоже хотите? Или как?

Ценность/результат №4 – комфорт управления

Вообще, человек, создавший и поднявший бизнес в российских условиях - это самородок, это талантливый, энергичный человек, работающий чудовищно много.

Вы заслужили право комфортно (да, именно так!) управлять своим растущим бизнесом. Вы вправе ждать от него прибыли, разумного и быстрого выполнения команд, ясности и послушания. Было бы правильно гордиться своим делом перед друзьями, коллегами, любимыми людьми. Вы вправе ждать, что ваш бизнес обеспечит вам и вашим близким тот уровень и стиль жизни, о котором вы мечтали.

И вам ведь, конечно, хочется уверенности, что работа продолжается независимо от вашего присутствия в офисе?

Согласитесь, вряд ли в ваши планы входило создание для себя рабочего места с неограниченной ответственностью и ненормированным рабочим днем.

Комфорт управления – это когда есть возможность:

регулярно и в удобном виде получать информацию, необходимую для принятия обоснованных и справедливых решений;
использовать своих менеджеров для сбора этой информации, детализации ваших указаний и получения результата от подчиненных;
поручить задачу, а потом проверить результаты;
взбодрить и ориентировать на результат компанию и отдельных сотрудников не голосом, а созданием мотивирующих условий;
заниматься только «царскими» делами, свобода в плане дальнейших решений и многое другое

Комфорт управления достигается тогда, когда вы можете управлять своим бизнесом как целым, а не каждой отдельной частью. Предсказуемо, по определенной технологии. Без подвига и героических усилий.

В чем состоит это решение (этапы проекта)

Логика решения представлена на схеме:

Построение системы регулярного менеджмента (РМ) проводится в несколько этапов:

1. Определение требований и специфики проекта.
2. Исследование сложившейся ситуации, практики и проблем управления.
3. Определение методологии и разработка концепции системы управления.
4. Описание бизнес-процессов компании.
5. Разработка процессов управления:

Рабочее взаимодействие и исполнение поручений
Планирование и план-фактный анализ
Мотивация по результатам
Управление проектами

6. Персональная технология руководителя.
7. Определение ролей и структуры управления.
8. Определение состава и разработка регламентной базы управления.

В структуре проекта возможны изменения, отражающие специфику Клиента и его требования к разрабатываемой системе.

В зависимости от состава решаемых задач мы выделили 24 различных конфигурации проведения проекта. Это позволяет тонко настроить проект для решения проблем именно вашего бизнеса.

Чем НЕ является этот проект

Это не волшебная таблетка. Система управления не избавит вас от необходимости управлять и принимать решения. Но она сильно облегчит принятие решений и повысит их качество.
У вас не будет информации о том, как потрачены каждая минута ваших сотрудников и каждый ваш рубль. Но понимать, кто, чем и сколько времени занимался с точностью до часа, что сделано, а что – нет, вы сможете легко.
Мы не подберем для вас людей и не будем заниматься оценкой ваших. А еще мы не расскажем: как минимизировать налоги, как оптимизировать загрузку оборудования, как лучше производить продукцию, где лучше закупать сырье и комплектующие.

Мы противники перфекционизма. Можно всю жизнь «оттачивать» идеи на бумаге, доводя их до совершенства и все дальше уводя от реальности. Но примерно 80% имеющихся резервов и результатов можно реализовать разумным, 20% объемом усилий (принцип Парето).

Цель проекта – в разумные сроки создать жизнеспособную, устойчивую и несложную систему управления, решающую 80% проблем.

Сколько стоит

Наверно, вам интересно, сколько стоит это решение. Заявить «единую» цену было бы странно. Цена зависит от ряда обстоятельств:

1. Количества сотрудников компании. С этим количеством хорошо коррелированы сложность бизнеса и, соответственно, объем работы.
2. Глубины проработки процессов. Процессы управления мы делаем по умолчанию, но:

Иногда нас просят фундаментально переработать процессы маркетинга, сбыта, управления отношениями с клиентами.
Иногда говорят, что «сами прекрасно все знают» и просят документировать уже принятые решения.
Иногда просят сэкономить на описании бизнес-процессов, а «сделать только управление». Мы всегда объясняем, чем это опасно, но если клиент настаивает, делаем. Мы знаем, что он вернется за этим несколько позже, когда оценит полезность. Кстати, в этих случаях мы предлагаем воспользоваться более доступным решением «Наведение элементарного порядка в делах».

3. Объема обучения сотрудников компании.
4. Режима сотрудничества в рамках проекта.
5. Режима сопровождения изменений после проекта.
6. Командировочных расходов.

Ценник на проект для компании из 10 сотрудников в минимальной конфигурации начинается от 500 тыс. руб.

Но это не все.

Когда вам точно НЕ стоит работать с нами

Не ввязывайтесь в это дело,

Если вы хотите менять систему, но не готовы менять свой подход и действовать по-новому. Перестроить все вокруг и продолжать жить по-старому не получится.
Если вам нравится, что по всем вопросам приходят именно к вам. Если вы не готовы предоставить людям определенные полномочия и планируете заниматься микроменеджментом и дальше. Зачем вам тогда высвобождать время?
Если вы не готовы стать требовательным, преодолевать сопротивление и отстаивать свои права собственника и руководителя. Вы обязательно столкнетесь с сопротивлением тех, кому просто лень или даже выгодна мутная вода. Быть хорошим и всем нравиться не получится. Мы поможем вам правильно и в разумные сроки построить систему. Мы поможем вам ее внедрить. Но заставить ее работать постоянно можете только вы.
Если у вас есть какой-то козырь в рукаве и этот и так козырь радикально изменит расклад в вашу пользу без всего описанного выше.
Если сейчас перед вашим бизнесом стоят более приоритетные задачи: новый принтер, сайт, очередной закидон незаменимой Марьи Ивановны.

Можно ли все это сделать самостоятельно?

Однозначно – да. Любой адекватный человек способен:

сориентироваться и прочитать правильные книги по управлению;
решить, какие мысли из всего этого хорошо бы применить;
решить, как объединить эти мысли в нечто целое и как конкретно это надо делать в его случае;
выбрать из множества IT-систем подходящую именно вашей организации;
тотально изучить IT-систему, выбрать полезный именно для себя функционал, настроить его;
описать все принятые решения: что, кому и как делать. Пока это остается в голове, это недоступно сотрудникам.
Потом попробовать это внедрить.

Вопросы: (1) сколько времени это займет, (2) какого качества будет первый блин, (3) сколько всего вы могли бы сделать за это время.

Задумайтесь вот над чем. Вы покупаете приемник, холодильник, стиральную машину. Потом с удовольствием этим пользуетесь. Все это тоже можно сделать своими руками: изучить вопрос, придумать, набросать чертежи, купить материалы, поработать и собрать. Или жить без этих полезных вещей.

А ведь человечество зачем-то придумало специализацию и разные профессии…

Размышления о запятой: оставить НЕЛЬЗЯ менять

А можно все оставить как есть… Тем более, что так или иначе оно как-то работает. Причем, иногда даже неплохо работает. Правда, все реже.

Оставить как есть		Менять ситуацию и строить систему
Плюсы: 1. Формально, вы «сохраняете» деньги в размере стоимости проекта. 2. Вы остаетесь в зоне комфорта (если, конечно, можно так назвать сложившуюся ситуацию). Наверное, именно это самый большой плюс. Возможно, у вас есть какой-то козырь в рукаве, и он радикально изменит расклад в вашу пользу?		Плюсы: Вы получаете: 1. Управленческую прибыль. 2. Управляемость. 3. Комфорт управления и новые возможности. 4. Удовлетворение от преодоления проблем и овладения ситуацией.

Минусы: 1. Вы продолжаете терять время, деньги и испытывать все те же неудобства. 2. Рано или поздно вам придется что-то менять (если будет, что). И вам все равно придется выделять на это ресурсы и время. 3. Вы будете проигрывать конкурентам.		Минусы: 1. Вы инвестируете деньги. Но это не покупка развлечений, а инвестиции в бизнес. И эти инвестиции быстро окупаются. 2. Вам придется собрать вашу решительность и управленческую волю. Надо выходить из зоны комфорта, делать новое и непривычное. 3. Вы столкнетесь с сопротивлением тех, кому просто лень или выгодна «мутная вода».

Кроме того: что вы теряете, решив обсудить этот вопрос с нами?

Чтобы сделать первый шаг, напишите вопрос в форме обратной связи, щелкнув по виджету справа внизу страницы или через меню «О компании – Контакты – Задать вопрос».

Это бесплатно и ни к чему не обязывает.

...к Наведению элементарного порядка

...к Регулярному менеджменту

Для принятия решений:

Опыт ABS Group в области построения систем управления

Политика ABS Group при проведении консультационных проектов

Для сведения:

Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.

Решения