Наведение элементарного порядка

Целевые клиенты: руководители компаний с персоналом до 20 человек, которые испытывают потребность в наведении порядка в потоке задач.

Существо предложения: построение в течение 1,5-2 недель системы управления потоком задач.

Предложение адресовано лидерам растущих бизнес-команд и малых компаний, которые уже почувствовали успех, но и начали испытывать начальные управленческие трудности:

почувствовали некоторую неразбериху в делах;
осознали, что часть поставленных задач «теряется», а другая всплывает, когда уже все сроки прошли;
столкнулись с тем, что машинально грузят одних и тех же сотрудников, которые уже и так перегружены, и не знают, что делают другие;
побывали в ситуации, когда озвучили кому-то задачу, а человек воспринял это не как поручение, а как разговор;
устно ставили задачи, а они исполнялись совсем не так, как Вы имели в виду;
заметили, что некоторые коллеги иногда работают в режиме собственного комфорта и ниже своих возможностей;
пытаются организовать работу своей компании, используя целый зоопарк средств: Outlook, GoogleDocs, планирование на бумаге и т.д.;
уже используют какую-то облачную IT-систему, но все равно «что-то не так»;
все чаще чувствуют перегрузку и встречают непонимание сотрудников.

Что может исключить потерю, обеспечить корректную постановку задач и анализ их выполнения? Конечно же, IT-система! – скажете вы. И будете почти правы. (Почему «почти» - можно узнать здесь.)

Мы же добавим: IT-система + технология ее использования. Речь идет о корпоративном стандарте работы в системе. Выскажем даже немного крамольную мысль. Богатый функционал IT-решения менее важен, чем ясное и одинаковое понимание всеми, для чего и как использовать этот функционал.

Итак, что такое «технология использования» IT-системы? Это набор правил, затрагивающий две области. А именно:

1. Основы именно вашего подхода к управлению:

кто кому ставит задачи
как планирует свою работу сотрудник
как планирует свою работу группа (отдел)
как выстраивается система приоритетов и срочности выполнения задач
как организуется отслеживание выполнения задач руководителем
еще много других «управленческих настроек»: что такое существенное и несущественное превышение срока, как и за что назначать поощрения и замечания, сколько поощрений надо набрать для получения приза, сколько дисциплинарных замечаний в месяц допускается, взаимоуничтожаются ли они и т.д.

2. Использование функционала IT-системы для реализации опять-таки вашего подхода к управлению:

как ставятся задачи, что при этом надо определять
как принимаются и выполняются задачи
какие «следы» обязаны оставлять в системе участники
какие используются фильтры, отчеты, как это все настроить.

Когда все эти вопросы решены, документированы и сотрудники действуют единообразно, возникает следующее.

Ценные результаты на уровне всей группы (компании):

Минимизация хаоса и раздражения.
Прозрачность потока задач, результатов, сроков, трудозатрат, ответственных.
Выявление проблемных объектов управления: задач, отделов, сотрудников.
Первичная дисциплина, частичная тактическая управляемость.

Что такое управляемость, управленческая прибыль и комфорт управления, вы можете почитать в описании решения «Построение регулярного менеджмента» и даже посмотреть картинки. Думаем, вас зацепит. Если читать лень, или не зацепило – вообще не тратьте время на этот сайт. Сейчас для вас актуально что-то другое.

Ценные результаты на уровне отношений «вы – сотрудник»:

doubt2 Вы ясно осознаете, за что вы поощряете человека. И вы не упрекаете себя, наказывая человека за десятый одинаковый проступок. Вы видите все на экране (как и он). Вы больше не зависите от своей памяти и не становитесь жертвой чьей-то демагогии или способности давить на жалость. Вас больше не терзают смутные сомнения.

Вы знаете, что у человека, которому вы ставите задачу, есть аналогичный инструмент для того, чтобы получить поставленную задачу.
Вы знаете, что он ее увидит, что он ее будет выполнять (и в принципе не сможет «забыть»).
Сотрудник также понимает, что он будет выполнять эту задачу, отмечая процент выполнения, обозначая завершенные подзадачи.
Вы оба понимаете, что оба легко сможете сравнивать прогресс выполнения с оставшимся временем.
Сотруднику также очевидно, что когда-то он будет сдавать вам выполненную задачу. При этом будет вполне ясно, в срок ли это делается.
У вас есть инструмент для принятия объективных и справедливых решений по каждому сотруднику.

А это ценно, не так ли?

Ценные результаты на уровне отдельного сотрудника:

Люди получают инструмент и технологию управления своими задачами.
Облегчается взаимодействие с коллегами.
Люди получают ПРЕДСКАЗУЕМОСТЬ и ОПРЕДЕЛЕННОСТЬ. Они знают, что именно вы знаете об их работе и достижениях. Кстати, добросовестных работников это всегда мотивирует. Это ведь ваша задача, облегчить им работу?

Все эти приятные обстоятельства помогают вам и вашим людям организоваться, делать больше за то же время и получать при этом удовольствие.

Кстати. Когда у вас есть технология постановки задачи и соответствующий инструмент, вы можете делать это откуда угодно. Появляется возможность все-таки съездить в отпуск.

Что входит в проект

Наведение элементарного порядка (НЭП):

1. Знакомство с организацией и практикой управления. Оценка управляемости.
2. Конфигурирование базовой системы управления. (Да, это довольно стандартизированное решение, но мы все равно учтем ВАШИ предпочтения.)
3. Настройка процессов управления:

Рабочее взаимодействие и выполнение задач
Базовое планирование, мониторинг и план-фактный анализ

4. Облегченная персональная технология руководителя.

Можно ли все это сделать самостоятельно?

Однозначно – да. Любой адекватный человек способен:

сориентироваться и прочитать правильные книги по управлению;
решить, какие мысли из всего этого хорошо бы применить;
решить, как объединить эти мысли в нечто целое и как конкретно это надо делать в его случае;
выбрать из множества IT-систем подходящую именно вашей организации;
тотально изучить IT-систему, выбрать полезный именно для себя функционал, настроить его;
описать все принятые решения: что, кому и как делать. Пока это остается в голове, это недоступно сотрудникам.
Потом попробовать это внедрить.

Остаются очевидные вопросы: (1) сколько времени это займет, (2) какого качества будет первый блин, (3) сколько всего вы могли бы сделать за это время.

Задумайтесь вот над чем. Вы покупаете приемник, холодильник, стиральную машину. Потом с удовольствием этим пользуетесь. Все это тоже можно сделать своими руками: изучить вопрос, придумать, набросать чертежи, купить материалы, поработать и собрать. Или жить без этих полезных вещей. А ведь человечество зачем-то придумало специализацию и разные профессии…

Чтобы сделать первый шаг, напишите вопрос в форме обратной связи, щелкнув по виджету справа внизу страницы или через меню «О компании – Контакты – Задать вопрос».

Это бесплатно и ни к чему не обязывает.

...к Наведению элементарного порядка

...к Регулярному менеджменту

Для принятия решений:

Опыт ABS Group в области построения систем управления

Политика ABS Group при проведении консультационных проектов

Для сведения:

Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.

Решения