Зачем в компании стандарты использования IT-системы
Иногда можно услышать вопрос: «Зачем в компании нужны стандарты использования IT-системы? Разве мало файлов помощи и инструкций разработчика?»
Начнем с печального примера: все «знают» Microsoft Project. Богатейшая программа. По сути, мировой стандарт. Так вот: половина пользователей, которых мы видели «в деле», двигают полоски работ мышью для того, чтобы одна работа начиналась после другой. Про установление связей между работами они даже не подозревают. Помощь не читают: «Не идиоты – разберемся!» или «Некогда!» Результат: под их вдумчивыми и сокрушительными ударами Project обесценивается до специализированной рисовалки и начинает вести себя непредсказуемо (для них, разумеется). Что потом говорят эти люди? «Да, конечно, знаем. Project – ерунда». И так происходит не только с Project’ом… Так происходит с любой сферой деятельности, которая не наказывает за невдумчивость больно и мгновенно . В частности, с управлением. Чуть лучше с этим у электриков: или правильно заземляете вы, или торжественно заземляют вас.
Не имея утвержденных стандартов, сотрудники часто ленятся самостоятельно изучить помощь и начинают совершенно причудливо использовать IT-систему, придумывая как можно использовать то, что они уже (случайным образом) знают к тому, что они увидели на экране (но помощь не прочитали). Например:
- Ставят задачи без сроков, что приводит к появлению на экране 300-500 незавершенных задач.
- Ставят задачи со многими ответственными.
- Используют задачи для обсуждений.
- Проводят сделки в карточках клиентов, а не в специальном модуле.
- Включают клиентов как внештатных сотрудников, что дает им право ставить задачи всем подряд, но не обязывает эти задачи завершать.
Все это приводит к засорению системы информацией, которую труднее анализировать и использовать для управления.
Осознанное внедрение IT-системы позволяет:
- понять специфику организации
- понять требования руководства, что оно хочет видеть обязательно, что – нет (например, указывать трудозатраты или нет, как группировать проекты и задачи и т.д.) и подстроить систему под все эти требования
- обеспечить единые правила пользования системой
- мотивировать сотрудников изучить необходимые разделы помощи и пользоваться функционалом по назначению
- резко повысить эффективность сотрудников.
Необходимо также и определение состава навыков пользования IT-системой. Помните: люди не будут придумывать для себя лишней работы.
Явно сформулированные требования, что сотрудник должен знать по системе и как должен в ней действовать, колоссально облегчают взаимодействие всех со всеми. Особую выгоду получает при этом руководство. Ему становится легко и комфортно управлять текущими задачами и понимать, что происходит.
Чтобы сделать первый шаг, напишите вопрос в форме обратной связи, щелкнув по виджету справа внизу страницы или через меню «О компании – Контакты – Задать вопрос».
Это бесплатно и ни к чему не обязывает.
...к Наведению элементарного порядка 
Для принятия решений:
Опыт ABS Group в области построения систем управления
Политика ABS Group при проведении консультационных проектов
Для сведения:
- Что такое УПРАВЛЯЕМОСТЬ?
- Внимание: СЛЕГКА управляемый бизнес
- Зачем описывать бизнес-процессы
- «У нас нет планирования, и нам это не мешает»
- Как соотносится регулярный менеджмент с другими управленческими технологиями
- Зачем нужны фирменные инструкции по используемой IT-системе
- Дайте людям высказаться или Диалоги о работе
- Знакомьтесь: социальная лень
- Раздражение руководителя: понять, простить, перестроить
- Чем опасны постоянные зарплаты
Мы с удовольствием ответим на ваши вопросы.